Auditorías del formulario I-9 y operaciones de control laboral de ICE en Texas: lo que deben hacer los empresarios en 2026
La falta de una sola firma en un formulario I-9 puede costarle a su empresa miles de dólares. En 2026, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha intensificado los controles en los lugares de trabajo en todo Texas, y las multas por incumplimientos en la documentación han alcanzado niveles que pueden paralizar a una pequeña o mediana empresa. Tanto si dirige un equipo de construcción en San Antonio, un restaurante en Eagle Pass o una consulta médica en San Angelo, conocer sus obligaciones en relación con el formulario I-9 ya no es opcional.
En la Lozano Law Firm, el abogado especializado en inmigración y certificado por el colegio profesional, Alfredo Lozano, ayuda a los empresarios de Texas a cumplir con los requisitos del formulario I-9, a prepararse para las inspecciones y a defenderse frente a las medidas coercitivas del ICE. Con oficinas en San Antonio, Eagle Pass y San Angelo, prestamos servicio a empresas de todo el estado.
¿Qué es el I-9 y por qué es importante?
Todos los empleadores de Estados Unidos deben verificar la identidad y la elegibilidad laboral de todas las personas que contratan. Esta verificación se lleva a cabo mediante el formulario I-9, «Verificación de la elegibilidad laboral», de conformidad con el artículo 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) y el artículo 8 CFR §274a.2.
El formulario consta de tres secciones:
- El empleado deberá cumplimentar la sección 1 a más tardar el primer día de trabajo.
- La Sección 2 debe ser completada por el empleador dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de inicio del empleado.
- La Sección 3 se utiliza para la reverificación cuando vence la autorización de trabajo de un empleado.
Todos los empleadores de EE. UU. que cuenten con al menos un empleado deben cumplir con esta normativa. No existe ninguna exención para las pequeñas empresas. Esto incluye a los autónomos, las organizaciones sin ánimo de lucro, las organizaciones religiosas, las agencias de trabajo temporal y los empleadores domésticos.
Las industrias de Texas con una elevada proporción de trabajadores nacidos en el extranjero son objeto de un escrutinio especial. La construcción, la hostelería, la industria alimentaria, la agricultura, la jardinería y la asistencia sanitaria se encuentran entre los sectores que con mayor frecuencia son objeto de inspecciones de ICE en los lugares de trabajo.
¿Qué ocurre durante una inspección del formulario I-9 por parte del ICE?
Una auditoría del ICE suele comenzar con una «Notificación de inspección» (NOI), es decir, una requerimiento por escrito para que se presenten los formularios I-9 y la documentación justificativa. A continuación se describe el procedimiento habitual:
Paso 1: Notificación de inspección. El ICE le entrega o le envía por correo una notificación de intención (NOI). Por lo general, dispone de tres días laborables para presentar sus formularios I-9, aunque en ocasiones el ICE concede una breve prórroga.
Paso 2: Presentación de documentos. Deberá presentar todos los formularios I-9 correspondientes a los empleados actuales, así como los formularios conservados de los antiguos empleados (durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la baja, lo que sea posterior). El ICE también puede solicitar registros de nóminas, licencias comerciales y documentos fiscales.
Paso 3: Inspección. Los agentes del ICE examinan cada formulario I-9 para detectar infracciones técnicas (falta de información, cumplimentación fuera de plazo, documentos incorrectos) e infracciones sustantivas (contratación de trabajadores no autorizados).
Paso 4: Resultados. El ICE emite una de las siguientes resoluciones: una carta de conformidad, una notificación de incumplimientos técnicos con un plazo de corrección de 10 días, una notificación de documentos sospechosos, una notificación de intención de imponer una multa (NIF) o una notificación de advertencia.
Paso 5: Respuesta. Si recibe una notificación de intención de expulsión (NIF), dispone de 30 días para solicitar una audiencia ante un juez de lo contencioso-administrativo. Es en este momento cuando la representación legal cobra una importancia fundamental.
Sanciones relacionadas con el formulario I-9 en 2026
Las sanciones civiles han aumentado considerablemente. A partir de 2026:
Infracciones relacionadas con la documentación: Primera infracción: de 281 a 2.789 dólares por cada formulario I-9. Segunda infracción: de 2.789 a 6.972 dólares. Tercera infracción y siguientes: de 4.183 a 6.972 dólares.
Contratación a sabiendas de trabajadores no autorizados: Primera infracción: de 698 a 5.583 dólares por trabajador. Segunda infracción: de 5.583 a 13.956 dólares. Tercera infracción y siguientes: de 8.374 a 27.894 dólares.
Una empresa con 25 empleados que cometa errores sistemáticos en todos los formularios I-9 podría enfrentarse a multas administrativas por primera infracción de entre 7.025 y 69.725 dólares. También pueden imponerse sanciones penales en caso de infracciones deliberadas que constituyan un patrón o una práctica habitual.
Errores habituales que cometen los empresarios de Texas al cumplimentar el formulario I-9
1. Entregar la sección 2 fuera de plazo. El empleador debe completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de trabajo del empleado. No tres días después de que el empleado traiga los documentos. Tres días desde el primer día.
2. Solicitar documentos concretos. Los empleadores no pueden indicar a un empleado qué documentos debe presentar. El empleado elige de entre las listas de documentos admisibles. Solicitar específicamente una Green Card o una tarjeta de la Seguridad Social puede constituir un uso indebido de los documentos.
3. Aceptación de documentos caducados para la sección 2. Salvo contadas excepciones (determinados EAD con prórrogas automáticas), los empleadores no deben aceptar documentos caducados para la sección 2.
4. No volver a verificar. Cuando la autorización de trabajo de un empleado tiene una fecha de vencimiento, el empleador debe realizar la reverificación completando la Sección 3 en esa fecha o antes.
5. No conservar adecuadamente los formularios I-9. Las empresas deben conservar cada formulario I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año tras la finalización de la relación laboral, lo que sea posterior.
6. Exceso de documentación. Solicitar más documentos de los que se indican en el formulario puede suponer un riesgo legal, especialmente si esta práctica no se aplica de manera coherente.
E-Verify en Texas
A partir de 2026, Texas no exige el uso de E-Verify a todos los empleadores privados. Sí es obligatorio para los organismos estatales de Texas, los contratistas estatales y los contratistas federales sujetos a la cláusula de E-Verify del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR). Muchos empleadores lo utilizan de forma voluntaria como medida adicional de cumplimiento, pero E-Verify no sustituye al formulario I-9. Debe seguir cumplimentando dicho formulario independientemente de si participa en el programa E-Verify.
Cómo prepararse antes de una auditoría
El mejor momento para regularizar su situación en materia de cumplimiento del formulario I-9 es antes de que ICE se ponga en contacto con usted. Estos pasos pueden reducir considerablemente su riesgo.
Realice una auditoría interna del I-9. Extraiga el formulario I-9 de cada empleado actual y revíselo línea por línea para comprobar su integridad y exactitud. Verifique que la Sección 2 se haya completado dentro del plazo de tres días, que los documentos aceptables se hayan registrado correctamente y que la reverificación se haya realizado a tiempo para los empleados con autorizaciones de trabajo que vencen. Corrija los errores técnicos siguiendo las directrices del USCIS: tache con una sola línea la información incorrecta, escriba la información correcta al lado, y firme con sus iniciales y feche la corrección. No utilice corrector líquido ni borre nada.
Establezca una política por escrito sobre el formulario I-9. Documente los procedimientos de su empresa para completar, archivar y reverificar los formularios I-9. Identifique quién es el responsable de completar los I-9 en cada oficina o centro de trabajo, y asegúrese de que esas personas reciban formación al menos una vez al año. Una política por escrito también demuestra buena fe en caso de una auditoría, lo que puede reducir el importe de las multas.
Configure el seguimiento de la reverificación. Anote en el calendario todas las fechas de caducidad de las autorizaciones de trabajo de los empleados con autorizaciones de duración limitada. Configure un recordatorio con 90 días de antelación para que disponga de tiempo suficiente para completar la sección 3 antes de que llegue la fecha de caducidad. No cumplir el plazo de reverificación es una de las infracciones más fáciles de evitar.
Guarde los formularios I-9 separados de los expedientes del personal. Se recomienda, pero no es obligatorio. La ventaja es de carácter práctico: si el ICE le solicita sus formularios I-9, podrá presentarlos sin tener que facilitar al mismo tiempo información confidencial sobre los empleados que no está sujeta a inspección.
Consulte a un abogado especializado en inmigración. Un abogado con experiencia en el cumplimiento normativo por parte de las empresas puede llevar a cabo una auditoría interna protegida por el secreto profesional, identificar puntos débiles que la empresa quizá no detecte por sí misma y elaborar un plan de medidas correctivas antes de que se produzca una inspección. El secreto profesional entre abogado y cliente protege los resultados de una auditoría jurídica de una forma que no lo hace una revisión realizada por la propia empresa.
Consideraciones específicas sobre Texas
Los empresarios de la zona fronteriza de Eagle Pass y del Valle del Río Grande se enfrentan a un mayor control por parte del ICE debido a su proximidad a la frontera y a las complejidades del comercio transfronterizo.
La agricultura y la ganadería en todo el oeste de Texas y en la región de San Angelo dependen de la mano de obra estacional y de origen extranjero. El cumplimiento de la normativa relativa a los trabajadores estacionales con visado H-2B y los trámites del formulario I-9 revisten especial importancia para estos empresarios.
Los sectores de la construcción y la hostelería en San Antonio emplean a un porcentaje significativo de trabajadores nacidos en el extranjero y, históricamente, han sido objeto de operaciones a gran escala en los lugares de trabajo.
Es posible que los contratistas militares situados cerca de la Base Conjunta de San Antonio (JBSA), la Base Aérea de Goodfellow y la Base Aérea de Laughlin deban cumplir requisitos de E-Verify para contratos federales que vayan más allá de las obligaciones estándar de Texas.
Preguntas frecuentes
¿A cuánto ascienden las multas por la infracción del formulario I-9 en caso de primera infracción en 2026?
Las sanciones por incumplimientos en la documentación oscilan entre 281 y 2.789 dólares por formulario. Las sanciones por contratación a sabiendas oscilan entre 698 y 5.583 dólares por trabajador no autorizado. El importe exacto depende de la gravedad de la infracción, el tamaño de la empresa, los esfuerzos realizados de buena fe para cumplir la normativa y el historial de infracciones.
¿Qué factores desencadenan una inspección del formulario I-9 por parte del ICE?
Las inspecciones pueden ponerse en marcha a raíz de denuncias anónimas, quejas de los empleados, pistas derivadas de otras investigaciones, iniciativas de control dirigidas a sectores específicos o por selección aleatoria. Estadísticamente, los empresarios de Texas que operan en los sectores de la construcción, la hostelería, la agricultura y la transformación de alimentos tienen más probabilidades de ser objeto de una inspección.
¿Pueden ser deportados mis empleados durante una inspección del formulario I-9?
Una auditoría del formulario I-9 es una revisión civil, basada en documentación escrita, de los registros de la empresa, y no una redada en el lugar de trabajo. No obstante, si la auditoría pone de manifiesto que hay empleados concretos sin autorización de trabajo, es posible que se remita el caso a las autoridades de inmigración.
¿Puedo corregir los errores del formulario I-9 antes de una inspección?
Sí. El USCIS permite realizar correcciones siguiendo un procedimiento específico: tache la información incorrecta con una sola línea, introduzca la información correcta y ponga sus iniciales y la fecha en la corrección. Un abogado especializado en inmigración puede orientarle en este proceso antes de que los errores se conviertan en infracciones.
Proteja su empresa hoy mismo
El cumplimiento de la norma I-9 no es algo que pueda permitirse posponer. Las sanciones son reales, la aplicación de la normativa es cada vez más estricta y los errores que dan lugar a multas suelen ser simples descuidos que se podrían haber detectado con una revisión proactiva.
El abogado especializado en inmigración y certificado por el colegio profesional, Alfredo Lozano cuenta con la certificación en Derecho de Inmigración y Nacionalidad del Texas Board of Legal Specialization. Desde auditorías internas hasta la defensa ante inspecciones del ICE, Lozano Law Firm ayuda a los empleadores de Texas a gestionar correctamente sus programas I-9.
Concierte hoy mismo su revisión de cumplimiento del formulario I-9. Póngase en contacto con nuestra oficina de San Antonio, Eagle Pass o San Angelo para dar los primeros pasos.
